En la Declaración el derecho al olvido se define como
“la posibilidad de las personas de solicitar que un buscador (u otro proveedor de datos) elimine enlaces con información sobre ellas de los resultados de búsqueda obtenidos.”
Esta concepción del derecho al olvido responde a la idea sentada por el Tribunal de Justicia Europeo, donde la aplicación de este derecho no significa modificar la fuente, o sea el sitio web en que se hace mención al individuo. En Latinoamérica este es un tema especialmente delicado, ya que los tribunales que se han pronunciado sobre este asunto en Argentina, Colombia y recientemente en Chile han optado por la eliminación de la fuente. Remover un sitio de un buscador constituye una reducción del acceso a la fuente y puede conseguir el efecto deseado, considerando el uso generalizado de buscadores para investigar sobre una persona en procesos de contratación o para la aprobación un seguro o un crédito.
La IFLA argumenta que las bibliotecas y archivos defienden por principio la privacidad de sus usuarios, respecto del uso que estos hacen de sus servicios. Sin embargo invita a bibliotecas y archivos a participar de la discusión de su legislación nacional sobre derecho al olvido, teniendo en cuenta el equilibrio necesario entre la protección de los datos personales y la libertad de expresión, el interés público y el acceso a la información con valor para la investigación, destacando especialmente el caso de la información sobre figuras públicas. La ponderación del interés público se debería establecer usando un mecanismo transparente y razonado -situación dudosa cuando el proceso es implementado por los mismos motores de búsqueda- y considerando aspectos básicos que den garantías de la factibilidad del proceso.
El punto de partida es entender la naturaleza de los sitios web como fuentes para la investigación. Dependiendo del punto de vista, los sitios web pueden tratarse como publicaciones o como documentos de archivo electrónicos. En ambos casos se deben tomar medidas que aseguren la integridad del sitio, esto es que impidan la modificación no autorizada, sea accidental o intencional de su información.
Por otra parte, el desarrollo del derecho al olvido debería llevar a los administradores de los sitios a diseñarlos teniendo en consideración estas excepciones, que afectarían la conservación a largo plazo. Por ejemplo, en el caso de los sitios web del Estado en Chile, el Decreto N°1 de 2015, que los regula, indica en su artículo 18
“Los órganos de la Administración del Estado […] deberán velar por la conservación del contenido y archivo de sus sitios web cuando se realice un reemplazo de los mismos.”
Esta obligación es especialmente relevante respecto de la información de rendición de cuentas contenida en los sitios web del Estado.
La conservación a largo plazo de los sitios web, entendida como una acción de “archivo”, en general debería garantizar que, si un sitio ha publicado legalmente información, esa información se conservará inalterada después de su publicación. La misma necesidad aplicaría a un sitio administrado por un privado -como uno de noticias- u otro que pueda ser objeto de una petición de derecho al olvido.
Los sitios web, que han alcanzado la condición de archivos, pueden contener datos de identificación personal. Tomando en cuenta ejemplos de distintos países, existen casos en que la negación del acceso o la destrucción de un sitio web en nombre del derecho al olvido, sin una ponderación adecuada de los derechos en juego, podría constituir una forma de censura. En otros casos la justa aplicación del derecho al olvido puede permitir a las personas atenuar los daños de una exposición indebida de sus datos personales, cuando sean falsos, obtenidos ilegalmente, sensibles, desactualizados o en otras situaciones que puedan perjudicar injustamente la honra, la seguridad o el derecho de toda persona a reinsertarse en sociedad.